Personuppgifter

Personuppgiftspolicy och villkor för användandet av Refensa

Refensa är ett digital verktyg utvecklat för att utföra och underlätta referenstagningar i rekryteringsprocesser. En referenstagning innebär att personuppgifter om en användare eller kandidat samlas in från referenser. Denna policy beskriver vilken data som samlas in och hur den används.
 

Kategorier av användare

Refensa används av tre olika typer av användare, dessa tre typer är:

Användare hos arbetsgivare. (Representanter hos företag som använder Refensa för att utföra referenstagningar, i denna policy refererar vi till dessa som “Arbetsgivare”).

Kandidater. (Personer som söker jobb och laddar in kontaktuppgifter till sina referenser för att utföra referenstagningen)

Referenser. (De personer vi kontaktar i uppdrag av Kandidater och Arbetsgivare för att utföra referenstagningen).

Insamling och laglig grund

Samtliga användare

Denna del gäller för “Samtliga användare” (Arbetsgivare, Kandidater och Referenser) av Refensa.

Uppgifter vi samlar in

För samtliga användare samlar vi in följande personuppgifter:

  • Namn
  • E-post
  • Telefonnummer
  • Ip-adress (gäller endast för Kandidat och Referens)

Hur vi samlar in uppgifterna

Vi samlar in uppgifterna direkt från dig, den Arbetsgivare du söker jobb hos och den Kandidat du agerar Referens för. Läs mer under delarna “Arbetsgivare”, “Kandidater” och “Referenser”.


Användning och laglig grund

Vi använder dina personuppgifter för att hantera ditt konto, din registrering samt för att kunna utföra vår tjänst, referenstagningen, mellan Arbetsgivare, Kandidat och Referens. Vidare används uppgifterna för att förbättra vår tjänst genom anonyma analyser och insikter (se mer under delen “Analyser”). Din IP-adress används som ett led i identifiering och verifiering för att bekräfta identitet på Kandidat och Referens.

Vår lagliga grund för att hantera dessa personuppgifter är vårt berättigade intresse att fullfölja det avtalade uppdrag vi har som leverantör av vår tjänst till våra uppdragsgivare.

Kandidater

Uppgifter vi samlar in

Utöver de uppgifter vi insamlar från Samtliga användare samlar vi även in följande personuppgifter från Kandidater:  

  • Erfarenheter och Kompetenser (såsom exempelvis men inte uteslutande; jobbtitlar, anställningstid och omdömen)
  • Känsliga uppgifter (såsom exempelvis uppgifter om sjukfrånvaro, misskötsel eller förtroende)


Hur vi samlar in uppgifterna

De personuppgifter som står beskrivna under “Samtliga användare” insamlas från den Arbetsgivare du söker jobb hos. De uppgifter som står beskrivna under “Kandidater” samlas in då du laddar upp dina Referenser som i sin tur besvarar frågorna i referenstagningen.


Användning och laglig grund

De uppgifter som samlas in från dina Referenser används av vår uppdragsgivare där Refensa agerar personuppgiftsbiträde och den Arbetsgivare du söker jobb hos är personuppgiftsansvarig. Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse att fullfölja det avtal vi har med vår uppdragsgivare. Vi hänvisar dig därför till den aktuella Arbetsgivaren i frågan om hur dessa uppgifter används.

Referenser

Uppgifter vi samlar in

Utöver de uppgifter vi insamlar från samtliga användare samlar vi även in följande personuppgifter från Referenser:

  • Anställningsinformation (din jobbtitel och det företag du arbetar på)
  • Dina omdömen (de uppgifter du lämnar om Kandidaten under referenstagningen)
  • Mobilt BankID


Hur vi samlar in uppgifterna

De personuppgifter som står beskrivna under “Samtliga användare” insamlas direkt från den Kandidat som anger dig som Referens. De uppgifter som står beskrivna under “Referenser” insamlas direkt från dig vid referenstagningen.

Användning och laglig grund

De uppgifter som samlas in direkt från dig under referenstagningen används av vår uppdragsgivare där Refensa agerar personuppgiftsbiträde och uppdragsgivaren tillika Arbetsgivaren agerar personuppgiftsansvarig. Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse att fullfölja det avtal vi har med vår uppdragsgivare. Vi hänvisar dig därför till den aktuella Arbetsgivaren i frågan om hur dessa uppgifter används.

Referenser kan även ha möjligheten att identifiera sig själv via Mobilt BankID. I samband med det samlar vi in referensens personnummer. Personnumret används endast för identifiering och sparas aldrig. Funktionen skickar endast tillbaka en bekräftelse på att Referensen är den som kandidaten utger den för att vara.

Registrera aldrig andras personuppgifter utan samtycke

Du får endast lägga upp information och kontaktuppgifter om andra personer om du har deras samtycke till att tillhandahålla oss deras information. Detta innebär till exempel att du som kandidat ej skall registrera referenser utan deras vetskap och godkännande.  

Analyser

Vi använder data av våra användare för att kunna producera insikter, analyser och statistik om vår tjänst. Analyserna innehåller inga spårbara personuppgifter och kan inte användas för att identifiera en enskild Användare.


Dina rättigheter

Refensa agerar personuppgiftsbiträde till våra uppdragsgivare. Systemet är utformat för att följa rådande dataskyddsförordning (GDPR). Våra uppdragsgivare har upprättat personuppgiftsbiträdesavtal med Refensa. För de personuppgifter som står beskrivna under “Arbetsgivare”, “Kandidater” och “Referenser” så hänvisar vi därför till vår uppdragsgivare om du har frågor om dina rättigheter. Om du behöver hjälp med att komma i kontakt med rätt person så hjälper vi dig, hör av dig till: info@refensa.se

För de personuppgifter som står beskrivna under “Samtliga användare” är Refensa personuppgiftsansvarig. För dessa personuppgifter har du:

Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag) - Du har rätt att på begäran få en kopia av de personuppgifter vi som personuppgiftsansvarig behandlar om dig. Det gör du enklast genom att kontakta oss på info@refensa.se. För registerutdrag av övrig information hjälper vi dig komma i kontakt med ansvarig Arbetsgivare.  

Rätt till rättelse - Om någon av dina personuppgifter är felaktiga så kan du som Arbetsgivare eller Kandidat uppdatera dem. Om du vill ändra ditt utlåtande som Referens kan vi hjälpa dig att komma i kontakt med ansvarig Arbetsgivare. Kontakta oss på info@refensa.se så hjälper vi dig.  

Rätt till invändning - Om du har invändningar på vår hantering av dina personuppgifter så har du rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet. I Sverige är det Datainspektionen (som förväntas byta namn under år 2018 till Integritetsskyddsmyndigheten). För att lämna in klagomål, se www.datainspektionen.se för information om hur du går tillväga.

Rätt till begränsning - Du har i vissa fall rätt att begära att Refensa begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Detta gäller om du till exempel bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta. Då kan du begära en begränsning av behandlingen under den tid som vi behöver för att kontrollera om personuppgifterna är korrekta. I så fall får vi enbart (vid sidan av själva lagringen) behandla uppgifterna vid ditt godkännande. Det gäller med undantag för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättighet eller för att skydda ett viktigt allmänintresse.

Rätt till radering - Som Kandidat och Referens har du alltid möjlighet att radera dina uppgifter innan du initierar en referenstagning. Om du vill radera dina uppgifter efter att referenstagningen är utförd så hjälper vi dig att komma i kontakt med den ansvarige Arbetsgivaren. Notera att de kan ha en skyldighet att spara dina uppgifter på grund av avtal med dig eller legala krav.

Rätt till dataportabilitet - Om vi behandlar dina personuppgifter med ditt samtycke eller på grund av ett avtal som du ingått med oss, har du rätt att kräva att Refensa lämnar ut dina personuppgifter som du har gett oss i ett strukturerat format.

Var dina personuppgifter behandlas
Vi behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EES. I de fall informationen behandlas utanför EES görs detta endast i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Cookies

Refensa använder cookies. Cookien kan inte identifiera dig personligen, utan endast den webbläsare som finns installerad på din dator och som du använder vid besöket.

Cookien kan innehålla information om inloggningar och inställningar. Webbplatsen använder både egna cookies och tredjepartscookies. Vi använder cookies för att kunna ge dig som besökare bättre service. Informationen i cookien ger också uppgifter om hur användare tillgodogör sig webbplatsen. Denna information gör det möjligt för oss att utveckla och optimera vår webbplats.


De flesta webbläsare är inställda för att tillåta lagring av cookies. Om du inte vill tillåta cookies kan du antingen ställa in din webbläsare så att du får en varning varje gång en webbplats vill placera en cookie på din dator eller helt stänga av lagring av cookies. Information om hur du gör detta finns i webbläsarens hjälpfunktion. Tillsynsmyndigheten Post- och telestyrelsen har ytterligare information om cookies på sin webbplats.

Kontaktinformation

Om du är intresserad av att komma i kontakt med rådande personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter så hänvisar vi dig till den kontaktperson du har på det företag du sökt jobb hos eller genom.

Om du har frågor och vill komma i kontakt med oss på Refensa så går det bra att kontakta: info@refensa.se

Eventuella ändringar

Personuppgiftspolicyn kan komma att uppdateras. Detta skulle i så fall bero på ändringar i rådande dataskyddsreglering, tekniska förändringar i våra system eller ändringar i Refensas rutiner och processer. Vid en eventuell ändring så laddas den senaste versionen av denna informationstext alltid upp på vår hemsida.